Nelle società di produzione e di servizio basate sul lavoro per progetto e/o per commessa, uno dei cardini della gestione interna è la accurata e tempestiva gestione delle attività delle risorse.

Ciò è ancor più vero se anche solo una parte di queste attività viene svolta all'esterno, presso il cliente.

Il manager, una volta acquisito l'ordine dal cliente, definisce un minimo di programma (chi farà che cosa e quando, e quanto dovrebbe costare) e, iniziate le attività sovraintenderà ai movimenti delle proprie risorse.

Queste dovranno mantenere sempre aggiornata l'agenda dei propri movimenti (time report) e comunicarla al manager ogni giorno, massimo ogni settimana.

Il manager, sulla base dei time report, manterrà un quadro aggiornato di tempi e costi del progetto.

Per completare il quadro ogni risorsa tiene nota anche delle spese fatte per conto dell'azienda e, al più tardi a fine mese, le comunicherà all'amministrazione

Intanto il responsabile del personale prende nota di presenze, assenze, trasferte e viaggi per gli opportuni conteggi.

Tutto questo (e altro) è controllo di gestione, basato sulle attività.

PMbyAS è un sistema basato sul web specificatamente progettato per la gestione delle attività. Prevede:

• Una base dati per la definizione e gestione (non contabile) di clienti, tipi di lavoro, programmi, attività, risorse, costi orari, voci di spesa.
• Funzioni guidate di previsioni (ore, costo lavoro, spese) su clienti e programmi
• Funzioni guidate di registrazione individuale di tempi e spese e attribuzione a programmi e attività, con completa possibilità di revisione
• Funzioni per rendere formali i time report e le note spese via via completate (frequenza libera)
• Funzioni per gestire il conto spese di ciascuna risorsa (acconti, spese, saldi,..) per l'amministrazione
• Funzioni per generare im modo automatico i fogli presenza per l'amministrazione del personale
• Funzioni di supervisione e controllo dello stato avanzamento delle registrazioni di tempi e spese di tutte le risorse
• Funzioni guidate di registrazione (non contabile) di portafoglio attivo (offerte, ordini, fatture, incassi)
• Funzioni di creazione dei report "al volo" su tutti i dati presenti al momento
• Funzione di rilevamento presenze e timbratura online, al momento del login
• Funzioni di gestione dei cartellini orologio virtuali
• Funzioni di controllo ore cartellino / ore attività
• Funzioni di calcolo automatico rimborso chilometrico
• Reports dettagliati e sintetici, per tipo attività, risorsa, programma, cliente, centro di responsabilità, con tempi, costo lavoro, spese
• Reports dettagliati delle tipologia di spesa e dei mezzi di spesa
• Reports dettagliati delle varie tipologie di assenza
• Reports direzionali di consuntivo a periodo aperto (dal... al...)
• Reports direzionali di confronto e scostamento tra previsioni e consuntivo, a periodo aperto (dal... al...)
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