PMbyAS - Manuale operativo
 

  2 - Definizioni generali

Utente

Qualsiasi persona abilitata ad utilizzare il sistema, con un suo ID e una sua password.

Sono utenti tutte le risorse aziendali.

La risorsa è anche utente, ma non è vero il contrario; Infatti nulla di strano che l'amministratore del sistema (spesso tecnico esterno) non sia registrato come risorsa.

A ciascun utente vengono attribuiti privilegi di accesso secondo un ottica gestionale.

Sono previste le seguenti funzioni (in sintesi):

  • Amministrazione di sistema
  • Amministrazione della base dati
  • Direzione generale
  • Program management
  • Responsabilità del Controllo di gestione
  • Amministrazione del personale
  • Utenza con poteri di alias
  • Risorsa generica

Risorsa (tipologia)

Qualsiasi entità impiegata nelle attività aziendali.

Si distinguono varie tipologie di risorse, identificate con sigle interne al sistema:

  • RU · Risorse Umane. Qualsiasi tipo di persona interessata alle attività aziendali, sia in organico che esterna all'azienda
  • BS · Beni e Servizi. Tutto ciò che può venir consumato / usato a costo diretto, spesso indicate come voci di spesa
  • MC · Macchine. Qualsiasi macchina o mezzo o impianto in dotazione all´azienda
  • CS · Costi di struttura. Sono le cosidette spese generali, attribuite in quota alle attività
  • MP · Materie Prime. Classe specifica di materiale che entra nella manifattura del prodotto
  • PR · Prodotti. In ottica di processo i prodotti sono gli obiettivi/risultati di determinate attività, ma anche pseudo materie prime in altre che seguono nel processo

Per ogni tipologia di risorsa possono discendere veri e propri organici (insieme di unità fisiche), come nel caso delle risorse umane (per adesso l'unico ad essere gestito dal sistema)

Le informazioni significative minime per qualsiasi tipologia di risorsa sono:

  • Dati fissi: codice e descrizione, voce di gestione (vedi), centro responsabile
  • Dati variabili: inizio validità, unità di misura, quantità, costo di riferimento, periodo per il costo di riferimento, modalità di valorizzazione (tempo, quantità,valore)

Per le risorse umane sono previste inoltre: matricola, qualifica, tipo orario, orario contrattuale.

Alias

Ciascuna risorsa è proprietaria delle sue registrazioni di tempi e spese, anche quando diventano time Report e Note Spese. Tutte le funzioni illustrate al paragrafo 6 sono di questo tipo

Un manager può (e in linea di massima, deve) vedere tali registrazioni, ma non può in alcun modo interferire nella loro gestione. Neanche un amministratore di sistema è abilitato a farlo

Questo semplice e sano vincolo gestionale però qualche volta deve essere superato; ad esempio perchè la risorsa ha vinto la lotteria, ed è improvvisamente sparita dalla circolazione.

Tale risorsa aveva coscenziosamente registrato giorno per giorno le sue attività e le sue spese, ma non le aveva ancora convertite in time Report e Note Spese.

Quindi se si lancia l'elaborazione di un report di sintesi direzionale mancano sicuramente i suoi dati.

Per risolvere il problema è stato sviluppato il concetto di alias, in pratica un utente che abbia un determinato permesso di accesso può sostituirsi alla risorsa ed accedere, per suo conto a tutte le funzioni "personali".

Io, amministratore esterno del sistema per conto della società XYZ, ad esempio, ricevo una telefonata dal sig Pietro Latina, risorsa 36, che mi chiede delle delucidazioni sulle sue registrazioni.
Bene, pur non essendo registrato come risorsa della società XYZ, ma avendo lo specifico permesso di accesso, utilizzo la possibilità dell'alias per entrare nelle funzioni di cui al punto 6 e vedere i dati del sig. Pietro Latina.

E questo è un altro caso in cui è di estrema utilità la gestione degli alias)

Cliente

Qualunque soggetto per il quale viene svolto lavoro.

Quindi non solo la figura tipica del cliente esterno, ma anche l'azienda come cliente interno, per tutte le attività ausiliarie e di presidio dell´azienda.

Tipo di attività / tipo di lavoro

Classificazione di primo livello delle attività dell´azienda.

Comprende, in linea di principio, tutte le linee di prodotto/servizio aziendali.

Le attività di tipo X (Non specifico) e Z (Assenze) sono definite come default di sistema

Programma

Un determinato lavoro svolto per un determinato cliente, sia esterno che interno, in un arco di tempo generalmente definito.

Dati caratteristici del programma sono:

  • Tipo di lavoro di riferimento
  • Cliente di riferimento
  • Centro di responsabilità
  • Anno in cui sono iniziati i lavori
  • Risorsa responsabile (Program manager)

Attività

Definizione di dettaglio del lavoro svolto.

Per ogni tipo di lavoro è previsto uno specifico elenco di attività; Sono definite tra le attività anche quelle interne , così come le varie tipologie di assenza, i viaggi, i pernottamenti.

Le informazioni significative sono:

  • - codice (che comprende come primo carattere il tipo attività)
  • - descrizione
  • - Indicatore di destinazione: D=delegata, conto terzi; E=Economica, propria dell'azienda

Attività come X900 (ore viaggio) e X901 (pernottamento) sono codici di sistema prestabiliti

Voce (del piano) di Gestione

L'entità di più alto livello a cui fanno riferimento tutte le tipologie di risorse, per una (ri)classificazione gestionale che collega la realtà operativa (industriale) con quella contabile/finanziaria, in particolare con il Piano di Bilancio.

Il Piano di gestione è una struttura gerarchica di voci di sintesi di gestione, ciascuna suscettibile di dettaglio.

Per una panoramica più ampia vedi su Progetto Arianna