Manuale operativo

16 - Supporto alla fatturazione

16.1 - Obiettivo

Il sistema gestisce le informazioni necessarie alla fatturazione e produce un file CSV come base di lavoro per la stampa (o altro) delle fatture, eseguita esternamente al sistema, con gli strumenti e le modalità più adatte all'azienda.


16.2 - Impostazione generale

16.2.1 - Soggetto base di riferimento

Il soggetto di riferimento è l'Attività, come natura del servizio da eseguire / eseguito.

Sono prese in considerazione solo le attività fatturabili, ossia quelle con valore F nell'indicatore 3 e che sono eseguite su commesse riferite a cliente esterno.
In tal modo è possibile includere su commessa attività non fatturabili ma utili per completezza di informazione, ed anche includere su programmi / progetti interni attività che potrebbero essere fatturate se riferite a cliente esterno. In altri termini si salvaguarda la natura dell'attività e la flessibilità di gestione.


16.2.2 - Criterio di valorizzazione

Il criterio viene stabilito all'apertura della commessa, sotto forma di indicatore residente sui dati di commessa

Può essere:

  • a corpo. L'attività ha un prezzo predefinito, indipendentemente dal tempo e dalle risorse impegnate in essa. Per la stessa attività possono essere definiti prezzi diversi, in funzione della tariffa specificata sulla commessa
  • a tempo. Il prezzo dell'attività è pari al tempo speso dalle risorse per il prezzo unitario prefissato. Per la stessa attività possono essere definiti prezzi unitari diversi, in funzione della tariffa specificata sulla commessa.


16.2.3 - Tariffe

Possono essere previste più tariffe (fino a 36) per la stessa attività. Per la loro definizione è prevista un'apposita tabella.


16.2.4 - Listino

Per l'impostazione del listino prezzi si utilizza l'abbinamento attività + tariffa per formare il codice prodotto.
Questa soluzione permette di lasciare inalterata, indipendente e flessibile la impostazione e codifica delle attività, secondo la natura del lavoro da eseguire / eseguito.


16.2.5 - Spese

Possono essere incluse in fattura anche le spese registrate per le attività fatturabili.
All'apertura della commessa viene definito il set di spese ammissibili, scelto da una specifica tabella


16.3 - Funzioni interessate


16.3.1 - Gestione tabella tariffe

Le funzioni per inserimento, aggiornamento, eliminazione e visualizzazione tariffe sono incluse sotto Programmazione

La tariffa è identificata mediante un codice alfanumerico e corredata di breve descrizione


16.3.2 - Gestione tabelle per la definizione dei codici e dei set di spese

Le funzioni per inserimento, aggiornamento, eliminazione e visualizzazione sono incluse sotto Programmazione

Per la definizione del set di spese è previsto il codice di un carattere e una breve descrizione

Per i componenti del set si sceglie tra le voci di spesa incluse in Beni e Servizi, di tipo S (sono le stesse delle note spese).


16.3.3 - Gestione listino prodotti

Le funzioni per inserimento, aggiornamento, eliminazione e visualizzazione sono incluse sotto Piano di Gestione/Risorse Standard
La gestione dei prodotti è pressoché identica alla gestione delle altre risorse standard, con dati fissi e dati variabili.
In tal modo viene mantenuta la storia delle tariffe nel tempo.
Prerequisito: parametro di sistema per indicare che il prodotto equivale ad attività + tariffa.
Prerequisito: tabella attività e tabella tariffe già contenenti dati; in tal modo il sistema propone i codici e le descrizioni


16.3.4 - Gestione Commesse

La commessa è una estensione del Programma; ne consegue quindi che programma e commessa sono in relazione diretta 1 a 1.

Definito il programma di Classe C, il sistema propone un secondo pannelo video per la impostazone dei dati di commessa.

I dati di commessa sono:

  • Descrizione
  • Numero ordine (interno)
  • Cliente finale, ossia il cliente presso cui si eseguono le attività
  • Luogo di lavoro presso il cliente finale
  • Modo di valorizzazione delle attività (a tempo o a corpo)
  • Tariffa da applicare.
  • Set di spese ammissibili sulla commessa
  • Data apertura e chiusura commessa


16.3.4 - Registrazione tempi e spese

Nessun cambiamento sostanziale visibile, valgono le funzioni attuali di registrazione.

In corrispondenza con la registrazione dei Time Report e delle Note Spese il sistema provvede ad eseguire una doppia registrazione: quella attuale, con i costi per singola risorsa; quella nuova con i prezzi per singola attività movimentata, e / o spesa inclusa


16.4 - Funzioni specifiche di supporto alla fatturazione

Sono tutte raggiungibili da Amministrazione Clienti. Oltre alle funzioni elencate quì sotto è disponibile una serie di reports specifici sulle attività fatturabili


16.4.1 - Commesse da fatturare

Elenco delle commesse con attività da fatturare e preparazione valori di fatturazione. I dati origine provengono dalle registrazioni dei Time Report e delle Note Spese.

Con un click si entra nel dettaglio delle righe per singola commessa

Qui possono essere corretti valori e quantità e possono essere escluse righe (singole attività).


16.4.2 - Proposte e CSV

In testata tre pulsanti: filtro periodo, comando per generare il CSV, comando per la versione stampa.

Il sistema elenca, per risorsa, tutte le attività fatte evidenziando quelle già proposte.

Le righe dell'elenco contengono una sintesi delle informazione che verranno passate tramite CSV.

Con un click sul pulsantino CSV il sistema propone il download del file; il nome del file include anno, mese, giorno, millisecondi; in tal modo è praticamente impossibile avere lo stesso nome.

La prima riga del file comprende le descrizioni delle singole colonne.


16.4.3 - Abbinamento con fattura

Viene proposta la scelta del cliente su cui operare.

Scelto il cliente il sistema propone un elenco di righe di proposte; Per ogni riga, all'estrema destra, l'opzione di inclusione.

Spuntate le righe interessate click su Registra.

Adesso il sistema elenca le sole righe scelte e richiede di indicare a quale fattura abbinare le proposte.

Scelta la fattura, con un click sul pulsantino Registra il sistema aggiorna gli archivi